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Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'elaborazione, la selezione, il blocco, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
I dati verranno trattati dalla Office Service S.r.L. nel rispetto della sicurezza e riservatezza necessarie, attraverso le seguenti modalità: raccolta dei dati presso l'interessato, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi ed utilizzati in ulteriori operazioni di trattamento in termini compatibili con tali scopi, trattamento posto in essere con l'ausilio di strumenti elettronici ed automatizzati (raccolta dei dati per via telematica, direttamente presso l'interessato).
1 - FONTE E INFORMAZIONI PERSONALI CHE Office Service S.r.L. RACCOGLIE DAGLI UTENTI:
A) Informazioni fornite dall’utente durante la procedura di registrazione o al momento del completamento dell’ordine quali nome e cognome, codice fiscale, partita IVA, ragione sociale, indirizzo di posta elettronica, login e password, paese (nazione), indirizzo postale, numeri di telefono per le consegne e altre eventuali informazioni presenti nella corrispondenza o nelle richieste inviate dall’utente a Office Service S.r.L..
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2. TITOLARI DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati personali è la società ai sensi dell'art. 26: Office Service S.r.L. con sede legale Via Trieste 12, 20084 Lacchiarella (MI);
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali dell'utente, liberamente comunicati e acquisiti in ragione dell'attività svolta da Office Service S.r.L., saranno trattati in modo lecito e secondo correttezza per le seguenti finalità:
A. Finalità contrattuali
Le informazioni raccolte da Office Service S.r.L. sono utilizzate per le seguenti finalità contrattuali senza il preventivo consenso degli utenti, ai sensi dell’art. 24 del Codice italiano della privacy e dell’art. 6 del RGPD:
B. Finalità commerciali
Solo previo specifico e distinto consenso dell'utente e fino alla revoca dello stesso (artt. 23 e 130 Codice Privacy e art. 7 GDPR):
- utilizzo dei propri dati personali, in particolare dell'indirizzo e-mail e di posta cartacea, da parte dei titolari, per l'invio di proposte commerciali relative e/o connesse ai servizi e per l'invio di materiale pubblicitario relativo ai suddetti prodotti o servizi o di comunicazione commerciale, ivi inclusa la newsletter relativa alle offerte sul Sito.
Il mancato consenso alla finalità di cui al punto 3B non pregiudicherà in alcun modo la possibilità dell'utente di registrarsi al sito e di usufruire dei suoi servizi.
L'utente può opporsi al trattamento di cui all'art. 3 B in qualsiasi momento dopo aver prestato il proprio consenso:
4. ACCOUNT DEL REGISTRATO
L'utente può creare un proprio account sul Sito inserendo i propri dati personali (tra cui nome, cognome, recapito telefonico, email, indirizzo). L'utente registrato potrà aggiornare in qualsiasi momento il suo profilo personale, e potrà richiedere la cancellazione dei suoi dati personali inviando una email all’indirizzo comunicazioni@office-service.it.
5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento è costituita dal consenso dell'utente, dall'adempimento di un obbligo contrattuale e dalle disposizioni di legge.
6. LEGITTIMI INTERESSI PERSEGUITI DAI TITOLARI DEL TRATTAMENTO
I legittimi interessi perseguiti dal titolare nel trattamento dei dati è data dal dover rispettare ed onorare le obbligazioni contrattuali sottoscritte tra le parti. Ai sensi dell'art. 6 la liceità del trattamento si basa sul consenso manifestamente espresso da parte dell'interessato, documentato in forma scritta.
7. NATURA DEL CONFERIMENTO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI E CONSEGUENZE DEL DINIEGO
Il conferimento di informazioni per finalità contrattuali è volontario e opzionale.
Il conferimento dei dati richiesti all'atto della attivazione dei servizi, per le finalità di cui alla precedente sezione 3A, è obbligatorio, in quanto strettamente funzionale allo svolgimento degli stessi. L'eventuale rifiuto di fornire i dati comporta l'impossibilità di completare il processo di registrazione dell'utente e quindi di prestare i servizi desiderati.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla precedente sezione 3B è facoltativo.
8. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento delle informazioni degli utenti è effettuato solo se necessario, e realizzato mediante le operazioni indicate all’art. 4 del Codice italiano della privacy e dell’art. 4 del RGPD, e precisamente i dati vengono raccolti per via telematica e trattati mediante operazioni di registrazione, consultazione, comunicazione, conservazione, cancellazione, effettuate in prevalenza con l'ausilio di strumenti elettronici, assicurando l'impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendo la riservatezza dei medesimi.
I dati dell'utente, memorizzati su supporto elettronico, saranno custoditi e archiviati su un server di proprietà di DM CONSULTING in qualità di responsabile del trattamento. In particolare, i titolari dichiarano che i dati registrati sul server sono protetti contro il rischio di intrusione e accesso non autorizzato e di avere altresì adottato misure di sicurezza idonee a garantire l'integrità e la disponibilità dei dati nonché la protezione delle aree e dei locali rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità.
I dati personali verranno trattati da collaboratori e/o dipendenti titolari in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nell'ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dai titolari.
I titolari garantiscono il massimo livello di sicurezza nella gestione dei dati dell'utente. Le eventuali informazioni fornite relative alle carte di credito non sono memorizzate. I titolari non hanno accesso alle informazioni confidenziali relative alle carte di credito, le quali verranno trattate dagli intermediari e dalle emittenti delle carte nel rispetto del Codice della Privacy.
9. CATEGORIE DI SOGGETTI CHE POSSONO ACCEDERE AI DATI
Qualsiasi informazione personale fornita sarà trattata da Office Service S.r.L. in qualità di Titolare del trattamento. Le informazioni personali saranno trattate dal personale addetto al trattamento delle informazioni personali raccolte:
Office Service S.r.L. potrà inoltre richiedere ai propri fornitori di servizi di eseguire alcune operazioni di trattamento dei dati per suo conto, secondo le istruzioni da essa fornite e in linea con la presente Informativa sulla privacy. I suddetti fornitori tratteranno le informazioni personali in qualità di responsabili del trattamento esterni sulla base di adeguati impegni contrattuali e/o lettere di nomina, e comprendono, a titolo esemplificativo:
L’accesso alle informazioni, infine, potrà essere effettuato da parte della DM CONSULTING in qualità di responsabile del trattamento esterno, per la gestione dei servizi (es. comunicazioni commerciali) e l’adempimento delle finalità contrattuali sopra indicate, tra cui l’analisi dei dati e la prestazione di assistenza per la commercializzazione.
10. SICUREZZA
Office Service S.r.L. si impegna a tutelare le informazioni degli utenti e informa che la password è uno dei meccanismi di tutela dell’account, pertanto gli utenti sono invitati a utilizzare una password sufficientemente sicura e custodita in un luogo sicuro, limitando l’accesso all’account ai propri computer e browser, scollegandosi dopo aver visitato il sito.
La DM CONSULTING, in qualità di responsabile esterno, utilizza adeguate misure di sicurezza per la tutela delle informazioni dall’accesso o da modifiche non autorizzate, e dalla trasmissione o distribuzione di dati. Al fine di impedire l’accesso non autorizzato, mantenere l’accuratezza dei dati e garantire l’utilizzo corretto delle informazioni, DM CONSULTING utilizza adeguate procedure materiali, elettroniche e gestionali per salvaguardare e tutelare le informazioni e i dati memorizzati nel proprio sistema.
DM CONSULTING ritiene che le misure adottate riducano la possibilità di problemi di sicurezza a un livello adeguato per il tipo dei dati in questione.
11. DURATA DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui alla sezione 3.A, avrà una durata pari a quella necessaria per l'esecuzione dei servizi richiesti, a cui andrà sommato l'ulteriore periodo normativamente previsto in ottemperanza agli obblighi di natura civilistica, fiscale e tributaria vigenti.
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui alla sezione 3.B avrà una durata pari a quella necessaria per l'esecuzione dei servizi richiesti salvo esplicita richiesta di cancellazione.
Al termine del periodo di trattamento dei dati, questi ultimi andranno cancellati, ovvero resi anonimi in modo permanente.
12. DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'utente, ai sensi di quanto previsto dall'art. 7 Codice Privacy e art. 15 GDPR, ha diritto a:
Per esercitare i diritti sopraindicati, nonché per ricevere informazioni relative ai soggetti presso i quali i dati sono archiviati o ai quali i dati vengono comunicati ovvero ai soggetti che, in qualità di responsabili o incaricati, possono venire a conoscenza dei tuoi dati, potrà rivolgersi ai titolari inviando una richiesta al seguente indirizzo e-mail comunicazioni@office-service.it.
13. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati all'interno dell'Unione Europea. Attualmente i server sono situati in ROMA presso la Struttura Tecnica di ITNET. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell'Unione Europea.
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